校内各单位：

    根据教外际[2007]1051号规定，现就进一步规范和完善有关在华举办国际会议的预报工作事宜通知如下：

一、在履行国际会议预报和报批手续过程中，存在一些问题，如：未按规定时间将预报表报送我处；混淆会议拟开会日期和对外承诺日期，导致出现未经报批先擅自对外承诺、把预报当作审批等错误做法。会议预报制度旨在防止出现先对外承诺、后再申报的现象。因此，预报中的“2008年国际会议”既包括拟在2008年年内召开的国际会议，也包含拟在2008年后举办、但须在2008年对外承诺的国际会议。

二、请各院、系、所、中心、学会等和著名学者在进行深入调研的基础上，认真填写《2008年年度拟申办在华举办（含承办、合办等）重大国际会议计划表》，加盖单位公章后于9月底前送达我处。我处经汇总核实后，将于10月初前报教育部。重大国际会议的预报每年一次，逾期不再补报。

三、一般性国际会议每年可分两次进行预报，拟在2008年1～6月份举办的国际会议，应于今年9月中旬前报我处；拟在2008年7～12月份举办的国际会议，应于明年2月中旬前报我处。对不涉及敏感政治问题、邀请外宾人数在30人以下的自然学科类国际学术会议可不预报。

四、根据有关文件规定，2008年8月和9月，北京将分别举办第29届奥林匹克运动会和第13届残疾人奥林匹克运动会。按照我国对国际奥委会的承诺，奥运会期间及前后一周内（即2008年7月31日至9月24日），不得在北京以及天津、青岛、秦皇岛等奥运比赛项目举办城市附近举行与奥运会筹办工作无关的全国性、国际性会议及相关活动。为了确保北京奥运会前期各项准备工作的有序进行，按有关规定，在进入倒计时100天内（即2008年4月30日至7月31日），上述各奥运会比赛项目举办城市还将严格控制举办与奥运会筹办工作无关的全国性会议及相关活动。武汉虽为非奥运会比赛项目举办城市，各院系单位也要统筹考虑，充分注意在2008年4月30日至9月24日期间举办大型国际会议可预见的难度，如来华签证、空港通关、膳宿交通、会议成本等客观因素。

请各单位认真学习，熟悉有关规定，避免违规造成的被动和损失，务必提高重视，顾全大局，切实遵照上述有关规定严格把关，认真做好此项工作。并于9月26日前完成“2008年度拟举办和拟对外承诺举行国际会议的计划”表格填报工作，经过本单位负责人签字同意后，将电子版本发到：linaxiao@mail.hust.edu.cn。我处将审查后汇总上报。（表格见附件）

联系人：肖丽娜

电话：   87556854

国际交流处

二○○七年九月十二日 

注：重大国际会议包括涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议、邀请外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议、外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学类国际会议、邀请党和国家领导人出席的国际会议等。

附件：国际会议计划表（一般和重大）