各院（系）：
2009届本科毕业设计（论文）工作已全面启动，为确保毕业设计（论文）质量，加强对毕业设计(论文)工作的监控，做好毕业设计（论文）答辩与成绩评定、优秀毕业设计（论文）奖评选和毕业设计（论文）工作评估，结合湖北省政府学位委员会《关于做好2009年省级优秀博士 硕士学士学位论文评选工作的通知》（鄂学位〔2009〕3号）的精神，现将有关事项通知如下：
一、各院（系）严格按照培养计划的要求开展毕业设计（论文）工作，学生用于毕业设计(论文)的时间不得少于专业培养计划规定的周数。要求院（系）做好毕业设计（论文）管理、指导的文字记载。
二、各院（系）必须进一步加强对毕业设计（论文）工作的管理和监控，继续抓好毕业设计（论文）的开题、中期检查、答辩三个环节。合理掌握毕业设计（论文）的工作进度，严格按照《华中科技大学毕业设计（论文）工作条例》执行各阶段的工作。
三、各院（系）要真正落实毕业设计（论文）指导教师责任制。指导教师在毕业设计过程中，自始至终应对学生严格管理、加强指导。对初次担任指导工作的中、青年教师，院（系）应指派有经验的教师具体帮助指导，并定期检查他们的准备工作和指导工作。
四、全校本科生毕业设计（论文）工作务必在第十九周的星期五（即六月十九日）前全部结束，毕业答辩严格控制在十八周周四至十九周周三内。各院（系）必须提前一周将本院（系）的答辩安排（包括答辩小组成员、学生名单、时间、地点）报教务处教学质量管理科，学校将成立本科生毕业设计（论文）答辩检查组，参加各院（系）的答辩工作。
五、毕业答辩和成绩评定要坚持标准，严格要求，实事求是，公正合理，坚决克服为学生争分和随意送分的倾向。毕业设计（论文）成绩“优秀”的比例应控制在20%以内，良好比例控制在50%以内，其他各档成绩的分布应符合实际。
六、毕业设计（论文）工作结束后，各院（系）按学生班将毕业设计（论文）成绩汇总送交教务处教学质量管理科，由教务处按每班4份的比例随机抽查参加“毕业设计（论文）院系工作评估”的材料（包括所有规范化要求的内容）。请各院（系）教务员将抽查的评估材料收齐，于9月12日前交教务处教学质量管理科。
七、各院（系）在毕业设计（论文）答辩评分完毕后一周内，完成华中科技大学优秀毕业设计（论文）奖与湖北省优秀学士学位论文奖推荐的初评工作。严禁不经初评就直接报送学校的行为。具体要求如下：
1．各院（系）于6月24日之前完成华中科技大学优秀毕业设计（论文）奖与湖北省优秀学士学位论文奖的初评工作。并按不超过本院（系、部）做毕业设计（论文）毕业生人数的4%向学校推荐校级优秀毕业设计（论文），其中推荐一等奖比例不超过1%，二等奖比例不超过1.5%，三等奖比例不超过1.5%。学校经评审后，确定校级优秀毕业设计（论文）一、二等奖（三等奖认同院系的评审结果），并推荐为湖北省优秀学士学位论文奖候选论文。由于从今年起湖北省学士学位论文上报时不再分等级，按论文的优秀程度排序上报，因此要求各院（系）在申报学校优秀毕业设计（论文）时按论文的优秀程度进行排序。
2．各院（系、部）必须按时完成初评工作，并将“优秀学士学位论文名册（纸质版及电子版）”（占做毕业设计（论文）人数4%）、“优秀学士学位论文名册数据库（光盘）。数据库文件名为“YXPX学校代码.dbf”,数据库结构要求（见附件2）”（人数同上）、“优秀学士学位论文全文电子文档（PDF文档，光盘）”（人数同上）、校级优秀毕业设计（论文）一、二等奖的候选设计（论文）（纸质本）（占做毕业设计（论文）人数2.5%）及有关表格于6月24日前报送校教务处教学质量管理科。
3．学校拟定于6月30日组织华中科技大学优秀毕业设计（论文）暨湖北省优秀学士学位论文的校级评审工作，并于7月3日将评审材料汇总后报送湖北省人民政府学位委员会办公室。
4．为了方便院（系）工作、规范数据格式，教务处将制作标准“优秀学士学位论文名册”（WORD文档,软盘）、“优秀学士学位论文名册数据库（DBF文档,软盘）”、“学校、专业代码表”、“PDF文档转换软件Adobe Acrobat 6.0”等标准数据格式和软件。由于今年省学位办要求的数据与去年相比有些变化，请院（系）不要再使用去年提供的数据模板。
5．本次上报的数据必须经过上报自检软件的检验，同时上报的电子版论文必须是PDF文档。由于今年学位办要求的数据格式发生变化，相应的检测软件还在修改中。
八、各院（系）在毕业设计（论文）结束后，要认真做好2009届毕业设计（论文）工作总结，并填写“本科生毕业设计（论文）工作总结报告表”于工作评估前送交教务处教学质量管理科。
九、各院（系）在教务处网页上下载“优秀毕业设计(论文)奖申报表”、“优秀毕业设计(论文)奖推荐表”和“本科生毕业设计（论文）工作总结报告表”。
附件：1.优秀学士学位论文及相关材料报送说明
2.优秀学士学位论文数据上报DBF库要求
3.推荐省级优秀学士学位论文名册
华中科技大学
二ＯＯ九年五月四日
